Corona dwingt ons Digital Native te worden – maar hoe?

Sommige transities zijn langzaam en anderen wat sneller. Maar de verandering in hoe wij nu werken is ongekend snel. Vanwege Covid-19 zijn wereldwijd maatregelen genomen, door overheden opgelegd en uitgevoerd binnen enkele dagen of weken na de komst van het virus in hun land. Ongekend!

Wij ontwaken in een nieuwe realiteit. Onze wereld is plotsklaps veranderd en zal nooit meer hetzelfde worden. Dat geldt ook voor de finance functie.

Wegens de verplichting om thuis te werken en zo min mogelijk naar buiten en kantoor te gaan, moeten wij in rap tempo een nieuwe manier van werken aanleren. Op zich is thuiswerken niks nieuws. Het is al jaren speerpunt van overheidsbeleid vanwege milieu en fileproblematiek.  Wat de huidige situatie zo bijzonder maakt, is dat thuiswerken nu massaal en voor een langere periode afgedwongen wordt: wij moeten langdurig werken met elkaar op afstand.

Wat zijn de grootste veranderingen daarin en zijn die kort- of langdurig?

Virtueel leiderschap

Menselijke communicatie is voor ongeveer 65 procent lichaamstaal, 25 procent intonatie en voor maar 10 procent de woorden die we daadwerkelijk zeggen. Leiders hebben geleerd hoe hun positie in een groep in te nemen en leiderschap uit te dragen, door gebruik van lichaamstaal en intonatie. Maar hoe verandert dit, zonder fysieke nabijheid?

Leiders moeten leren omgaan met een nieuwe manier van communiceren: zij moeten veel meer gebruik maken van techniek voor de communicatie met hun collega’s in het managementteam en met de teams die zij aansturen. Dat is geen kleine verandering.

Als mensen elkaar goed kennen en als de omstandigheden gunstig zijn, dan is communicatie met alleen techniek goed mogelijk en effectief, als aanvulling op regelmatige fysieke bijeenkomsten. Als mensen elkaar niet goed kennen, niet in hun moedertaal spreken, en als er belangenverschillen of conflicten op de loer liggen, dan is communicatie met alleen techniek veel moeilijker of ontoereikend om problemen op te lossen.

Dit werd al bewezen in een studie waarmee het probleemoplossend vermogen van twee groepen werd vergeleken: jonge mensen (tieners en twintigers) en oudere mensen (50 plus). Bewezen werd dat die 50-plussers sneller problemen en conflicten konden oplossen. Waarom? Omdat zij beter in staat waren lichaamstaal te lezen en daarop te handelen. De jongere groep was zo gewend aan social media, chat apps en e-mail, dat zij een verminderd vermogen hadden ontwikkeld om te communiceren en problemen op te lossen: ze waren bijvoorbeeld veel slechter in het lezen van lichaamstaal.

Die achteruitgang in communicatieve vaardigheden door online te moeten gaan, vergt heel wat van leiders.  Wij moeten daarom nieuwe manieren van werken ontwikkelen, om langdurig te kunnen communiceren met digitale techniek in plaats van fysieke nabijheid.

Virtueel teamwerken

Dit staat ook al jaren in de marketing brochures van leveranciers van tele-conferencing, messagingapps en teamondersteuningsapplicaties.  We kennen de verschillende systemen, maar zijn we gewend om hiermee te werken?

Agile werken deed zijn intrede in onze werkomgeving, maar juist dit type techniek legt een nadruk op fysiek bij elkaar zijn, standup meetings en teamgeest. Hoe kunnen we dat doen, als het hele team thuis moet werken?

Er is zowel goed als slecht nieuws.  Het goede nieuws is dat er veel oplossingen zijn die virtual teamwerken zeer goed kunnen ondersteunen en, dankzij Netflix, dat er een uitstekende internet infrastructuur is, om deze tools uitgebreid te gebruiken.

Het slechte nieuws is de belabberde staat van kennis over deze tools en onbekendheid in het gebruik hiervan: veel mensen zijn nog digibeet. Zij vinden het een enorme uitdaging om een virtueel team in te richten in MS Teams, Zoom te gebruiken om hun scherm te delen in een webconference, of een update te maken van hun taken in Asana.

Iedere bedrijf moet nu keuzes maken en beleid opstellen voor het gebruik van ten minste drie soorten gereedschap, om te overleven in een virtuele wereld:

1. Welke tool(s) gaan wij gebruiken voor communicatie?
2. Welke tool(s) gaan wij gebruiken voor team ondersteuning?
3. Welke tool(s) gaan wij inzetten om mensen daarmee te leren omgaan?

Er zijn voldoende oplossingen voorhanden. Het is zaak om keuzes te maken in deze oplossingen en dan medewerkers bekwaam te maken in het gebruik ervan.

Van Digibeet naar Digital Native

Vóór Covid-19 kon menig manager nog trots vermelden dat hij of zij niks snapt van techniek, maar wel van strategische kaders, organisatie-aansturing en leiderschap. Maar als je nu nog digibeet bent, komt je professionele houdbaarheidsdatum snel in zicht.

Ik heb voorbeelden genoeg gezien! Die manager die tevergeefs klikt op een pdf-instructie en roept dat ‘het niet werkt’, zonder te beseffen dat de pdf niet de toepassing zelf was, maar een uitleg, een afbeelding van wat je op het scherm moet zien. Of die programmamanager digitale transformatie, die niet wist waar zijn spamfolder is en dat zijn inlogcodes daar op hem wachtten. Of die docent innovatie en digitale transformatie die alleen werkt met slecht geschreven powerpoints…

Wij moeten állemaal digital native worden: je hebt géén keus. De Covid-19 crisis waait een keer over, maar de gevolgen blijven: nadat drie miljard mensen hebben geleerd om virtueel te werken, gaan ze dat niet zomaar loslaten. De mensen die wel meekunnen in de nu ontstaan digitale wereld hebben de toekomst.

Dus ook in de finance functie dienen de digitale skills van medewerkers verbeterd te worden.  Hierin is een oplopende schaal te herkennen, van simpelweg digitale geletterdheid, via  ‘hoe met data te werken’,  tot aan hoe in virtual teams te werken, en verder.

Zet daarom nu de eerste stappen om digital native worden. Leiders moeten leren te leiden met techniek.  Medewerkers moeten leren te werken met techniek.  Dit is al langer onze toekomst, maar deze toekomst is nu het heden geworden!

De blogs in deze serie:

• Drie pijlers voor datagedreven vernieuwing
• Data omgedraaid: wie weet wat over mij?